Pierwszy kwartał roku to bardzo ważny czas dla wspólnoty mieszkaniowej. Dlaczego? Ponieważ właśnie wtedy odbywa się roczne spotkanie wspólnoty, na którym zapadają bardzo ważne dla mieszkańców i zarządu decyzje, obejmujące bieżący rok. Kiedy możemy spodziewać się takiego zebrania? Kto nas o nim poinformuje i jaki jest jego przebieg? Tego dowiecie się z tego artykułu.
Kto zwołuje roczne zebranie wspólnoty?
Poinformowaniem mieszkańców należących do wspólnoty mieszkaniowej o rocznym zebraniu, zajmuje się na ogół zarządca nieruchomości, lub zarząd wspólnoty mieszkaniowej w zależności od wybranego sposobu sprawowania zarządu. Roczne zebranie wspólnoty, według ustawy o własności lokali i zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 3 odbywa się, jak sama nazwa wskazuje, raz do roku i jest obligatoryjne. Oznacza to, że zarząd czy też zarządca nieruchomości mają obowiązek, do końca pierwszego kwartału bieżącego roku (maksymalnie do końca marca), takie zebranie zorganizować. Nie wystarczy jednak ogłosić daty i godziny – istnieje szereg wymogów formalnych, które muszą zostać spełnione, aby mogło dojść do spotkania. Co musi otrzymać każdy członek wspólnoty przed rocznym zebraniem?
- Zawiadomienie, w formie pisemnej, określające datę i godzinę zebrania wspólnoty,
- Dokumenty, które będą omawiane podczas zebrania, m.in. sprawozdanie z działalności zarządu z poprzedniego roku, sprawozdanie finansowe czy stosowne uchwały/projekty uchwał.
W ten sposób każda osoba planująca uczestniczenie w zebraniu jest na nie przygotowana i odpowiednio doinformowana zarówno na temat działalności zarządu i zarządcy nieruchomości w roku poprzednim, jak i ich planach na rok kolejny.
Co ustalane jest podczas zebrania wspólnoty mieszkaniowej?
Plan spotkania podczas rocznego zebrania wspólnoty mieszkaniowej, musi zawierać kilka podstawowych punktów, determinowanych ustawą. Należą do nich:
- omówienie planu gospodarczego oraz opłat przewidzianych na nadchodzący rok. W dobie rosnących cen, zwłaszcza to drugie jest szczególnie istotne z punktu widzenia właściciela lokalu.
- Podczas zebrania członkowie wspólnoty muszą również ocenić dotychczasową działalność zarządu czy też zarządcy sprawującego zarząd powierzony.
- Obligatoryjne jest przedstawienie sprawozdania zarządu, a jeśli nie ma obiekcji, udzielane absolutorium zarządowi.
Czy to oznacza, że żadne inne sprawy nie mają prawa zostać poruszone na rocznym zebraniu wspólnoty? Absolutnie nie. Jest to wręcz wyśmienita okazja na poruszenie wszelkich istotnych, z punktu widzenia wspólnoty mieszkaniowej i jej członków, kwestii.
Zainteresował Cię temat wspólnoty mieszkaniowej? Dowiedz się na jakich zasadach działa i kto ją reprezentuje.
Podejmowanie uchwał na zebraniu
Należy pamiętać, że wszystkie decyzje we wspólnocie mieszkaniowej, podejmowane są w formie uchwał. Nie ma tu znaczenia, ilu właścicieli lokali zdecyduje się pojawić na zebraniu ponieważ uchwały można podejmować dwiema drogami: na zebraniu oraz drogą indywidualnego zbierania głosów. Jeśli więc nie wszyscy mieszkańcy zdecydują się uczestniczyć w zebraniu, zarząd lub zarządca nieruchomości, może zbierać głosy nad daną uchwałą, chodząc “od drzwi do drzwi” lub w formie elektronicznej jeśli wspólnota ma przyjęty odpowiedni regulamin oddawania głosów tą droga. Tak czy inaczej, bez względu na sposób, obowiązuje zasada większości głosów. O tym, ile głosów przypada jednemu mieszkańcowi, decyduje fakt, ile udziałów posiada w nieruchomości wspólnej. Tak, tak – głosuje się udziałami. Im więcej udziałów, tym większe prawo głosu. Gdzie sprawdzić wysokość swoich udziałów? W umowie notarialnej sprzedaży lokalu bądź w księdze wieczystej.
Jak przebiega zebranie wspólnoty?
W związku z tym, że przepisy nie narzucają sztywnych ram przebiegu zebrania, kwestia organizacyjna zostaje po stronie zarządu czy też zarządcy nieruchomości. Jednak dla zachowania porządku i wygody wszystkich, warto wskazać przewodniczącego i protokolanta. Pomocne jest, kiedy zarząd wspólnoty stosuje dobre praktyki, które każdorazowo uporządkują przebieg zebrania, nie pozostawiając pytań czy wątpliwości, co do kolejności poruszanych kwestii. Na ogół przebieg spotkania rozpoczyna się od przedstawienia wspomnianego wyżej przewodniczącego oraz zaprezentowania porządku zebrania wspólnoty. Następnie prezentowane jest sprawozdanie zarządu lub zarządcy nieruchomości oraz odczytywane są projekty uchwał. Jest przewidziany czas na dyskusję nad uchwałami. Po ewentualnych dyskusjach, przeprowadzane jest głosowanie, podliczenie i ogłoszenie wyników głosowania. Jeśli wspólnota nie decyduje się na poruszenie innych tematów, następuje zamknięcie zebrania.
Dlaczego obecność na zebraniu wspólnoty jest ważna?
Nasza obecność na zebraniu, zwłaszcza zebraniu rocznym, to korzyści dla nas, jako członków wspólnoty. Jesteśmy wówczas na bieżąco ze sprawami, które bezpośrednio nas dotyczą. Mamy realny wpływ na działania zarządu i zarządcy nieruchomości, zaplanowane na kolejny rok. Możemy też poruszyć kwestie, które z naszego punktu widzenia wymagają omówienia w szerszym gronie. I wreszcie – lepiej poznać otoczenie i ludzi, z którymi chcąc nie chcąc, na co dzień funkcjonujemy we wspólnej przestrzeni.